Coronavirus/entreprises : un double enjeu pour la Communication Interne et les Ressources Humaines

Les épidémies ou les pandémies à caractère planétaire sont un sujet sensible pour les entreprises. Ce dernier l’est d’autant plus qu’aujourd’hui, les interactions mondialisées sont devenues la routine. Une maladie comme le Covid-19 est précisément le cas de figure épidémiologique qui suscite des fortes inquiétudes. Entre risques de contamination et potentielle désorganisation du fonctionnement de l’entreprise, les dirigeants – DRH et communicants en tête – sont en première ligne. Que dire ? Comment ? Jusqu’où ? Quand ? Autant de questions qui se bousculent et se superposent aux craintes des collaborateurs, eux-mêmes exposés à une information massive des médias classiques et des réseaux sociaux. 

Dans ce chaos informationnel, il y a néanmoins un point de départ incontournable : le Code du Travail. Ce dernier impose à l’employeur d’adopter « les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » à travers des « actions de prévention des risques professionnels », des « actions d’information et de formation » et « la mise en place d’une organisation et des moyens adaptés ». Il existe donc un cadre référentiel sur lequel s’appuyer et prendre la parole auprès de ses équipes. Le gouvernement et les différents ministères (santé, travail, éducation nationale…) ont également édicté des directives, en plus des nombreux outils de communication mis à disposition sur Internet et des points presse. Autant de sources documentaires valides qui peuvent dès lors constituer la trame d’une stratégie de communication interne concernant le coronavirus et son évolution, à mesure que les jours s’écoulent. 

Avec les mesures de confinement annoncées par le gouvernement, le risque de perte de lien et de confiance entre les salariés et l’entreprise existe. Conseils pour l’éviter…

Pour les employeurs, il s’agit de réussir, même à distance, à préserver le lien avec les équipes, ce qui contribue à les rassurer et à leur transmettre l’esprit d’entreprise attentive et solidaire. En cette période d’incertitude liée à la pandémie de Covid-19, il est préconisé aux entreprises d’adapter leurs messages en permanence : communiquer seulement quand on est sûr d’avoir toutes les réponses, c’est pire que tout ; la seule vérité est celle de l’instant T. Actuellement, mieux vaut dire « on attend, on vous tient au courant » que de rester silencieux.

1# Informez au fil de l’eau

Rassurez d’abord vos salariés en les informant, au fil de l’eau, de l’impact des mesures gouvernementales sur les décisions et aménagements internes (télétravail, chômage partiel, congés imposés, etc.). Les outils numériques permettent la diffusion rapide de messages cruciaux. Cependant, il ne s’agit pas de remplacer les médias, ni de relayer des informations dont les sources ne sont pas vérifiées. Le but de ces informations est de rassurer, en expliquant comment l’entreprise va s’adapter et en précisant que la période actuelle est une pause et non un arrêt.

2# Désignez des personnes ressources

Le rôle du ou de la dirigeant·e est, plus que jamais, de prendre la parole. Il s’agit aussi de nommer un référent RH pour répondre aux questions relatives à l’organisation du travail, à la sécurité et à la santé. Et selon les besoins exprimés, d’orienter vers d’autres services (DSI, services généraux, assistante sociale…). La communication interne et le management de proximité jouent un rôle important de coordination des différents messages.

3# Recréez des moments conviviaux

Les outils numériques permettent de travailler le lien et de compenser la « distanciation sociale » — mot d’ordre actuel — par de la convivialité à distance. Par exemple, en organisant des visioconférences quotidiennes avec les collaborateurs et collaboratrices en télétravail, ou en leur adressant un message journalier et personnalisé, par courriel, SMS ou autre application. L’entreprise peut aussi organiser des challenges. Pourquoi pas le challenge « Mon espace de télétravail » ? Lancé par plusieurs sociétés, il consiste à poster des photos de son bureau maison sur les réseaux sociaux. Des interactions et conversations sont ainsi recréées de manière virtuelles et ludique.

 

4# Adaptez votre communication à tous les publics de l’entreprise

Il y a les salariés éligibles au télétravail et habitués à ce mode d’organisation, et celles et ceux qui le découvrent dans des conditions exceptionnelles. Pour beaucoup d’entre eux, travailler à domicile demande de composer avec la présence d’enfants ; saluer leur adaptabilité par des messages encourageants contribue au maintien du lien et de la motivation. Quant aux salariés non éligibles au télétravail, pensez à les remercier de leur engagement pour leur présence dans les locaux de l’entreprise ou sur le terrain. Votre entreprise comme d’autres qui l’ont déjà mis en place, peut décider d’accompagner psychologiquement les salariés les plus anxieux. Pour cela il suffit de prévoir via un numéro vert l’assistance d’un psychologue dédié au soutien de vos troupes. 

5# Envoyez des signes de reconnaissance

Il convient d’adapter la communication interne à différents publics, sachant que les collaborateur·trices n’exercent leur métier ni dans les mêmes conditions, ni avec les mêmes usages numériques. Dans certains secteurs industriels par exemple, où le personnel n’a pas forcément d’adresse mail, la mise en place d’une hotline est nécessaire. L’usage du papier est aussi une bonne solution pour communiquer toute l’année et encore plus en cette période.

6# Anticipez et préparez votre communication d’entreprise 

Il s’agit enfin de préparer le retour à la normale, même sans savoir quand il aura lieu. Nous avons actuellement le temps de réfléchir aux messages et aux outils de communication dédiés à l’interne (print/web). Nous pouvons combiner l’usage du print et du web qui se complètent avec efficacité. Profitez de cette période pour préparer votre plan de communication interne post crise. Retours d’expérience, partage des bonnes pratiques, proposition de nouveaux modes de fonctionnement en interne… Les crises majeures nous obligent à nous remettre en cause et à avancer, alors avançons ensemble !

 

 

 

Sources : Olivier Cimelière, Directeur Adjoint ESJ Pro Entreprise / Sophie Girardeau, Journaliste, conseil éditorial, auteur