Qu’est ce qu’un événement éco-responsable ?
Un événement éco-responsable est une manifestation qui intègre dans son organisation les principes du développement durable. L’objectif principal est de minimiser l’empreinte écologique de l’événement à travers une approche éco-responsable intégrée à toutes les étapes, de sa planification à sa réalisation, tout en incluant la responsabilité sociale au cœur de son fonctionnement
Pourquoi est-ce important d’éco-responsabiliser ses événements ?
Face à l’urgence climatique, tous les secteurs se doivent de devenir plus responsables. L’enjeu de l’événementiel réside à allier éphémère et durabilité. En effet, les événements – conférences, inaugurations ou autres – ont une forte empreinte environnementale qu’il est impératif de diminuer en minimisant les déchets, en économisant des ressources naturelles et en limitant les émissions de gaz à effet de serre. En adoptant des pratiques durables, vous montrez votre engagement envers la protection de l’environnement et inspirez les autres à faire de même. Cela va, également, vous permettre d’améliorer votre image de marque et constituer un avantage concurrentiel car les gens ont de plus en plus la conscience environnementale. Vous pourrez ainsi attirer plus de participants. Enfin, étant donné qu’une pratique RSE essaye de réduire tout forme de gaspillage qu’il soit énergétique ou alimentaire, éco-responsabiliser vos événements vous permettra de mieux maîtriser votre budget.
Voici 7 conseils simples à suivre qui vous aideront à rendre vos événements éco-responsables.
1. Intégrer le développement durable dans les phases de planification
Si vous êtes responsable de l’organisation d’un événement, vous êtes le mieux placé pour faire de la durabilité une priorité lors des phases de planification. En s’y prenant à la dernière minute pour éco-responsabiliser votre événement, vous risquez de rater de nombreuses opportunités et générer une perte de temps ou des complications pour l’équipe organisatrice et vos partenaires. Si, au contraire, vous intégrez des initiatives durables dès les premières étapes de la planification, vous aurez plus de chances de rallier des partenaires potentiels à vos objectifs de développement durable tout en respectant votre budget. Qu’il s’agisse de choisir un lieu plus respectueux de l’environnement et plus accessible ou de vérifier les obligations de votre région en matière de déchets et de recyclage, la prise en compte des effets sur l’environnement à chaque étape du processus de planification réduira en fin de compte l’empreinte de votre événement.
2. Intégrer le développement durable dans les phases de planification
Presque toutes les étapes de la liste de contrôle de la durabilité de votre événement dépendent d’une manière ou d’une autre du lieu de votre événement. En même temps, il est plus facile et plus rentable de combler les lacunes que de partir de zéro. Voici quelques points à garder à l’esprit lors du choix d’un lieu pour votre événement :
L’utilisation de l’énergie par le site choisi :
Renseignez-vous sur les moyens mis en œuvre par le lieu pour réduire la consommation d’énergie dans ses locaux. Souvent, les lieux font état des moyens mis en œuvre pour réduire leur consommation d’énergie sur les pages web consacrées à la RSE (responsabilité sociale des entreprises) ou au développement durable ; veillez donc à vous renseigner avant de choisir le lieu de votre événement. Vous pouvez même demander s’il dispose de panneaux solaires et d’autres sources d’énergie renouvelable.
Emplacement du lieu :
L’emplacement est important pour la durabilité, car il déterminera comment vos invités, organisateurs, conférenciers et exposants se rendront sur le lieu de l’événement. S’assurer qu’il s’agit d’un endroit facile d’accès à pied ou par les transports publics contribuera à réduire l’empreinte carbone de l’événement.
La facilité avec laquelle les invités peuvent faire du covoiturage, utiliser les transports publics ou se rendre à pied à l’événement.
Les déplacements représentent une part importante des émissions de carbone de la plupart des événements. Pensez donc à des moyens de vous assurer que vos invités arrivent à l’événement de la manière la plus écologique possible.
Vous pouvez :
- – Fournir des informations complètes sur les transports publics
- – Fournir des itinéraires à pied pour se rendre à l’événement
- – Informer vos invités que le nombre de places de parking sur place est limité afin de les encourager à arriver par d’autres moyens.
- – Encourager le covoiturage entre vos invités, dans la mesure du possible, bien entendu.
Vous pouvez également demander si le lieu est à la pointe de la technologie et dispose d’installations pour l’affichage numérique, de réunions hybrides pour éviter les transports inutiles ou s’ils utilisent des matériaux recyclables ou recyclés, par exemple.
Lors d’un événement que nous avons organisé pour un client, nous avons aménagé l’espace avec du mobilier en bois éco-responsable.
3. Choisir les bons prestataires
De nombreuses pratiques écologiques sont mises en œuvre par les organisateurs d’événements, comme les badges nominatifs recyclables et les ordres du jour sans papier pour les réunions et assemblées générales. Mais l’organisation d’un événement qui respecte l’environnement dépend en grande partie de la collaboration avec d’autres partenaires partageant les mêmes valeurs que vous. Si possible, privilégiez des sociétés locales afin de limiter les distances de transport et ainsi réduire l’empreinte carbone de votre événement.
Lorsque vous contactez des fournisseurs et des partenaires potentiels, n’hésitez pas à leur demander quels sont leurs engagements et initiatives envers le développement durable.
Pour la restauration, lorsque vous collaborez avec un traiteur, demandez-leur s’ils font appel à des fournisseurs locaux ou si, au lieu d’utiliser des couteaux et des fourchettes en plastique, ils utilisent des couverts et des verres en acier inoxydable ou d’autres alternatives biodégradables. Un traiteur éco-responsable favorise les circuits courts lors de la conception de ses menus et permet de réduire l’impact lié à l’approvisionnement.
Traiteur de France, par exemple, est un réseau propose différents traiteurs certifiés
ISO20211, la seule norme qui atteste de la gestion durable d’une organisation dans l’événementiel.
4. Dites non au plastique à usage unique
Les cadeaux, les documents à distribuer et les articles gratuits – qu’il s’agisse d’un badge en plastique, d’un porte-clé, d’un stylo ou d’une bouteille d’eau – sont encore très répandus dans l’industrie de l’événementiel. Les organisateurs d’événements doivent s’efforcer de choisir des solutions plus respectueuses de l’environnement. Nous en parlerons plus en détail dans le point d’après.
Offrez à vos participants des cordons en bambou plutôt que des cordons synthétiques. Au lieu de bouteilles d’eau en plastique jetables, proposez des bouteilles et une source d’eau. L’utilisation d’éco-cups est aussi une bonne solution pour remplacer les verres jetables. Attention à ne pas mentionner la date ou le nom de votre événement afin de pouvoir les réutiliser par la suite. Nous parlerons plus en détail des goodies écologiques dans le point suivant.
Si vous ne pouvez vraiment pas éviter d’utiliser du plastique à usage unique lors de votre événement, veillez à utiliser des articles en plastique qui peuvent encore être recyclés. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une solution parfaite, vous vous assurez que les articles que vous utilisez ne sont pas mis en décharge, à condition de vérifier que le lieu de l’événement dispose d’un bon système de recyclage.
5. Promouvoir les goodies écologiques
Les goodies sont devenus un must pour les événements. Ils peuvent vous donner de la visibilité et de la notoriété, tout en procurant beaucoup de joie aux participants. Le choix d’un article éthique et durable est un moyen facile de rendre l’objet intéressant et de souligner vos objectifs en matière de développement durable.
Aujourd’hui, vous pouvez trouver une alternative écologique à la plupart des articles promotionnels courants. Par exemple, vous pouvez obtenir des sacs de conférence fabriqués à partir de coton recyclé ou des articles événementiels fabriqués à partir de tissus durables. Il existe même des entreprises comme Sprout World ou Stanley Stella qui fournissent des articles durables pour vos événements.
6. Programme de gestion des déchets
Selon une étude réalisée par EventMB, 41% des déchets générés par des événements sont envoyés à la décharge. Toutefois, s’il semble impossible d’organiser un événement entièrement zéro déchet, grâce à une meilleure gestion de ces déchets, vous pouvez en réduire la quantité.
La gestion des déchets intervient au stade de la planification de l’événement lui-même : il est important de connaître les types de déchets que générera votre événement et de la manière dont vous comptez les traiter, que ce soit en les ré-utilisant, en les recyclant ou en les remplaçant. Un événement typique produit les quatre types de déchets suivants :
- 1. Les déchets organiques : Il s’agit de tous les déchets biodégradables tels que les restes de nourriture, les boissons, les compositions florales, les tontes de gazon, etc.
- 2. Les déchets recyclables : Il s’agit de choses qui peuvent être transformées en nouveaux matériaux réutilisables, comme les déchets de papier, le carton, le métal et le plastique.
- 3. Les déchets généraux : Les déchets qui ne peuvent être ni compostés ni recyclés – plastique souple, ballons et autres matériaux de décoration, assiettes et gobelets à usage unique, mouchoirs en papier – peuvent être classés dans cette catégorie.
- 4. Les déchets dangereux : Il s’agit de déchets qui peuvent être toxiques pour la santé humaine, comme les produits chimiques industriels et les déchets médicaux.
Une fois que vous avez décidé comment traiter chaque catégorie de déchets, vous pouvez commencer à mettre en place votre système d’élimination des déchets. Cela signifie que vous devrez prévoir l’emplacement des poubelles et la signalisation à inclure pour chaque poubelle, désigner des personnes chargées de surveiller et de vider les poubelles, informer les exposants et les participants sur la manière de traiter les déchets, contacter les services de collecte des déchets pour qu’ils ramassent les déchets sur votre lieu d’événement, et ainsi de suite.
7. La communication : trouver le juste milieu entre le papier et le numérique
La communication est essentielle pour un événement réussi. Cependant, il ne faut pas oublier que les supports de communication que nous utilisons, que ce soit le papier ou le numérique, ont un grand impact sur l’environnement.
D’un côté, pour fabriquer une seule ramette de papier issu de fibres vierges, il faut 7 kg de bois, 130 l d’eau et émettre 3,5 kg de CO2. Si la communication papier est parfois nécessaire, il est possible de privilégier du papier recyclé ou de réutiliser les supports papiers dont vous disposez déjà. Le papier ensemencé gagne, également, en popularité depuis quelques temps.
D’un autre côté, le numérique est aussi très polluant même si cette pollution est invisible. Le stockage et le transfert des données nécessitent le recours à des data centers ce qui impacte beaucoup l’environnement. Vous trouverez plus d’informations sur le sujet dans l’un de nos articles précédents. Ainsi, une fois l’événement fini, veillez bien à supprimer les supports digitaux qui y sont liés sans oublier les mails.
Vous pouvez profiter des supports de communication afin d’informer les participants des bonnes pratiques d’un événement éco-responsable afin que tout le monde s’engage dans cette même démarche.