Comment organiser un roadshow de 10 Assemblées Générales pour 3 000 participants ? Les coulisses de l’un de nos plus grands events.

Dans cet article, nous vous invitons à découvrir les coulisses d’un événement d’envergure que nous organisons chaque année. Vous découvrirez les clés du succès d’une organisation réussie, les stratégies que nous déployons, ainsi que les défis que nous relevons, et comment transformer un événement juridique/institutionnel en une expérience attractive pour les participants.

En quoi consiste l’évent exactement ? 

Le roadshow des Assemblées Générales des sociétaires de la Caisse d’Epargne Rhône Alpes est l’un des plus gros événements annuels que nous organisons avec la confiance de notre client depuis plus de 15 ans. Elles se tiennent chaque année au mois de juin. 

Cet event c’est : 10 AG déployées sur 2 semaines avec plus de 3000 participants… Autant dire que ce dispositif nécessite une organisation méticuleuse et une grande anticipation. 

Nos équipes passent environ 10 mois sur la préparation, du planning aux jours J. En effet, rien n’est laissé au hasard et tout doit être pensé, même si cela n’évite pas les surprises de dernière minute ! Vous n’imaginez pas les énormes tableaux Excel de Mathilde, notre cheffe de projet. L’un des grands enjeux de ces AG est de les rendre attrayantes et dynamiques. C’est là que Valérie entre en jeu, toujours débordante d’idées créatives.

Les étapes d’organisation

1) La réservation des salles (10 lieux différents) 

Nous commençons en septembre car il faut s’y prendre à l’avance pour réserver les salles. Après le Covid, les salles se réservent très tôt, parfois un an à l’avance. 

Notre cahier des charges

• • Une cartographie des zones géographiques propres à chaque AG à respecter
• • Les jauges : un premier tri se fait sur la capacité d’accueil des lieux
• • Les différents espaces requis pour l’événement : un espace d’accueil, un espace plénière pour le déroulement de l’AG et 2 espaces cocktail
• • L’adaptation des équipements techniques audio/vidéo/lumière pour chaque salle

Plusieurs salles sont sélectionnées et proposées à notre client, des options sont posées pour chacune, nous validons les dates retenues et c’est ainsi que le planning prend forme.

2) Suivi traiteurs (Octobre – Novembre)

Nous pouvons compter sur nos partenaires locaux avec qui nous avons tissé des liens de confiance. Ils travaillent avec des produits locaux et de saison. Ils savent se renouveler chaque année tout en respectant les budgets et régaler les papilles des convives de la Caisse d’Epargne Rhône Alpes. 

3) Repérage des salles (Décembre)

Avec notre régisseur général, nous effectuons des rendez-vous techniques sur chaque lieu. Certaines salles présentent des particularités pour lesquelles il faut anticiper des solutions appropriées. Par exemple, si une salle de présentation est très lumineuse en raison de la lumière du jour, nous prévoyons l’installation d’un écran LED pour améliorer le contraste et assurer ainsi une bonne visibilité pour les participants.

4) Penser le concept de l’événement (Janvier – Mars)

Chez Trait d’Union, nous aimons conceptualiser nos événements. Dans ce cas, notre objectif est d’apporter plus d’attrait, de fluidité et d’intérêt aux AG. Le but est de créer un moment d’information et de partage.

Comment conceptualiser un événement ?

1. 1. Réfléchir aux attentes, besoins, modes de consommation et modes de vie de la cible
2. 2. Imaginer des thématiques qui sont susceptibles de leur plaire

Cas pratique 

Nous avons réfléchi à un concept qui pouvait parler à toutes et tous, basé sur le monde télévisuel. Une question s’est posée : quelle émission reflète le mieux l’esprit de la Caisse d’Épargne Rhône-Alpes ? Notre réponse : « Des racines et des ailes ».

Pourquoi ce choix ? Parce que la Caisse d’Epargne Rhône Alpes possède un héritage de 200 ans solidement enraciné, et qu’elle incarne une organisation qui sait se réinventer, d’où l’analogie avec les « ailes ». Nous avons puisé notre inspiration dans l’univers de cette émission culte, que nous avons adaptée à l’esprit de la Caisse d’Épargne : une banque tournée vers l’avenir, fière de son histoire et de ses racines. 

Au-delà de l’organisation, notre rôle en tant qu’agence consiste aussi à concevoir des thèmes qui mettent en lumière notre client et à communiquer de manière claire et percutante avec notre public cible. Nous adaptons les outils de communication en fonction du thème choisi : des présentations, des vidéos à diffuser, des éléments de décor, et bien d’autres encore. Cette approche conceptuelle donne également une signification particulière à cet événement institutionnel.

4) Rédaction du premier conducteur de référence (Avril)

10 AG = 10 PowerPoint = 10 conducteurs 

Chaque AG est unique : certaines informations sont communes, mais d’autres sont spécifiques à chaque AG. Après avoir proposé à notre client une trame générale des sujets à aborder, celui-ci l’enrichit de nouvelles informations. Nous pouvons ensuite entamer la rédaction du premier conducteur.

Mais c’est quoi un conducteur ? C’est un document complet dans lequel se trouvent les indications scénique (entrées/sorties, lumières..), les médias projetés (films, PPT…), ainsi que les intervenants et l’intégralité de leurs prises de parole.

Une fois que le conducteur de référence est validé, nous le déclinons pour les 9 autres AG et nous les envoyons ensuite à nos animateurs-journalistes. Nous tenons à remercier Carole Benhamou et Roland Claude Durand-Terrasson, dont les collaborations jouent un rôle essentiel dans le succès de cet événement. Ils sont garants du timing de l’AG, introduisent les vidéos et les invités avec brio, ils savent mettre en valeur les prises de paroles des personnes présentes sur scène. Ils jouent également le rôle de coach auprès des intervenants.

5) Tournages du contenu audiovisuel (Mai)

Nous prenons également en charge la réalisation des vidéos qui seront diffusées. La Caisse d’Epargne Rhône Alpes soutient activement des associations sur le territoire Rhône Alpes qu’elle souhaite mettre en avant lors de ces événements, leur offrant ainsi une plus grande visibilité. Pour chaque AG, l’une de ces associations témoigne sur scène, et ce sont nos journalistes qui préparent les interviews.

6) Préparation des PowerPoint (fin Mai – début Juin)

Une fois que le client a donné son approbation sur le conducteur, notre équipe se met à l’œuvre pour créer les présentations PowerPoint. La direction artistique est supervisée par Gregory, tandis que Mathilde – que vous connaissez déjà – et notre stagiaire assurent les adaptations et les déclinaisons nécessaires.

7) Suivi des prestataires (en parallèle) 

Ce dossier comporte les grandes étapes évoquées ci-dessus, mais compte également une multitude de petits détails qui ont tout autant d’importance. Exemple : faut-il commander des rafraîchisseurs pour une salle non climatisée ? A-t-on pensé à récupérer les contremarques de parkings pour certaines salles ? Quels sont les partenaires de la tombola organisée cette année ? Faut-il installer une table supplémentaire à l’accueil pour le stand d’une association ? Est-ce que la slide 31 de l’AG de demain a bien été modifiée ? Oui, il faut vraiment tout noter !

Le jour J 

On y est enfin! Le jour J, tout le monde est prêt. Nos équipes sont sur place avec nos prestataires en qui nous travaillons en confiance et sérénité : 

• • CDO stand pour les décors et la manutention
• • DSP event pour la régie technique
• • Hôtesses, agents de sécurité, etc.

Les salles sont également informées du déroulé. L’installation commence dès le matin, les après-midi sont consacrées aux réglages et répétitions : relire le conducteur, faire un filage avec les animateurs-journalistes, tester les micros, vérifier les slides de présentation, mettre les badges à disposition et vérifier que les espaces d’accueil soient prêts.

Après les AG, un grand cocktail est mis en place : nous vérifions que tout est conforme au cahier des charges et comme nous sommes très impliquées, nous aimons tester la qualité nutritive et gustative des mets proposés !

Le démontage de la régie technique et des décors s’opère en début de soirée, et nous quittons les lieux rarement avant 23h. Cela fait des grandes journées…

Quelles ressources pour un événement réussi ? 

• • Il faut de la créativité, une organisation méticuleuse et ne pas avoir peur des tableaux de suivi… La complémentarité des membres de l’équipe opérationnelle est essentielle.
• • Il faut choisir des prestataires en qui on a confiance.
• • Il faut faire preuve d’une grande réactivité et savoir rebondir si besoin.
• • Trouver LE ou LA stagiaire pépite de l’année!

Et les imprévus ? 

Malgré toute la rigueur du monde, des imprévus il y en aura toujours, c’est le propre de l’événementiel.

Un rafraîchisseur d’air qui fuit, un traiteur qui ne respecte pas les consignes, une livraison qui n’arrive jamais… On a tellement d’exemples ! Il faut tout de même garder son sang froid et trouver des solutions de remplacement qui sauront bien s’imbriquer dans l’événement.

Nous espérons que ce petit aperçu des coulisses de l’organisation des AG de la Caisse d’Epargne Rhône Alpes vous aura éclairé et intéressé. Ces événements sont l’aboutissement d’un travail d’équipe avec un savoir-faire et une méthodologie éprouvés.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez un projet événementiel.