Le succès du développement de nouveaux outils digitaux tels qu’une application web métier (ou web app) passe par l’implication de vos collaborateurs dans l’évolution de l’entreprise. Cette conduite du changement dépendra de votre communication en interne, mais aussi de votre méthode de développement du projet. La transformation digitale peut être parfois difficile et il est donc nécessaire d’accompagner vos équipes dans ce changement pour faciliter l’adoption de vos nouveaux outils. Voici quelques conseils…
Communiquer et écouter
Ce sont les deux mots d’ordre pour amorcer un changement au sein de toute entreprise, qu’il s’agisse d’une transformation digitale ou d’un tout autre projet. Vos collaborateurs doivent sentir que vous les impliquez dans le processus d’adoption d’une nouvelle application web métier. Voici donc quelques points clés pour un démarrage en douceur.
Présenter le nouvel outil. Il est important d’aborder clairement le sujet et d’expliquer pourquoi on le développe. Quelles problématiques ont été relevées et comment elles seront résolues grâce à cette web app. Il faut que vos collaborateurs puissent entendre ces arguments afin de mieux se projeter dans leurs futures missions.
Priorité à l’UX (l’expérience utilisateur). L’utilisateur est le premier concerné et doit donc se sentir reconnu et impliqué, car c’est lui qui devra adopter le nouveau process en première ligne. La méthode Agile (dont nous avons parlé dans notre précédent article Comment concevoir son application web métier ?) permet une gestion de projet centrée sur l’usager, ses besoins et ses attentes. Ainsi, en les intégrant au développement en amont, le taux d’adoption de la nouvelle application augmentera significativement.
Identifier les réfractaires et les « early adopters ». Qui dit changement, dit qu’ils ne plairont pas forcément à tout le monde. Il existera toujours des réfractaires et il est crucial de les écouter afin qu’il se sentent compris et rassurés. Certains vont voir des habitudes – qu’ils ont depuis parfois plusieurs années – chamboulées et cela peut créer une certaine appréhension. A l’inverse, il est aussi important de repérer les « early adopters », ceux qui seront naturellement attirés par cette nouvelle application web. Ils posent souvent les questions pertinentes, apportent des idées et peuvent fédérer autour du projet. Réfractaires ou « early adopters », il vous faut les reconnaître, afin que certaines inquiétudes ne se propagent pas et pour permettre à d’autres de devenir ambassadeurs du changement.
Motiver et animer
La communication avec vos collaborateurs doit être régulière pour rester efficace. Des utilisateurs à qui on ne transmet pas de motivation seront plus enclins à passer côté réfractaires, et ce n’est pas du tout l’effet escompté. Pour éviter cela, plusieurs techniques permettent de motiver tout le monde.
Mettre en avant les bénéfices et l’utilité de la nouvelle application métier. Afin que les utilisateurs se projettent du mieux possible dans l’utilisation du nouvel outil, il faudra souligner les effets bénéfiques qu’il aura sur les process (gain de temps, manipulations facilitées, automatisation de certaines taches, etc.). N’hésitez pas à organiser des réunions d’informations et des sessions questions/réponses pour encourager l’intérêt. Ainsi, les potentielles craintes telles que « Mais comment vais-je pouvoir réaliser cette tâche ? Comment ranger et retrouver les documents ? », pourront être écoutées et surtout écartées par vos explications. Leur compréhension de l’utilisation de la web app sera ainsi amorcée en profondeur. Enfin, vos collaborateurs auront un sentiment de considération très positif car vous vous serez intéressé à leurs missions.
Informer des avancements. Vos collaborateurs apprécieront que vous lez teniez au courant des étapes franchies. Cela semble évident, mais parfois, on peut se dire que telle ou telle information ne nécessite pas d’être officialisée (parce que c’est un détail). Et c’est à ce moment-là qu’une mauvaise interprétation peut enrayer le bon fonctionnement du projet. Car cette information peut avoir son importance pour certains. Mieux vaut donc trop d’infos, que pas assez !
Semer les victoires. La démotivation est LE piège à éviter lorsque l’on fixe un objectif avec une deadline à moyen ou long terme. Pour garder tous les collaborateurs à bord du train, découpez vos objectifs lointains en sous-objectifs à plus court terme. De cette façon, tout semble plus facilement atteignable, sans ce sentiment d’être au pied d’une montagne infranchissable. Le but de cette technique est d’augmenter la fréquence des victoires. Avec une meilleure perception de l’avancement du projet et plus de réussites, la motivation se pérennise.
Organiser et donner du sens
Un projet de transformation digitale, oui, mais il doit se justifier et se réaliser dans les meilleures conditions. Un bon fil conducteur et un objectif déterminé vous aideront à ne pas vous éparpiller.
Eviter les dérives du sujet. Si le projet n’est pas clairement cadré, le périmètre dérivera, entraînant inévitablement des coûts supplémentaires et des retards par rapport au rétroplanning établi en amont. Dès le début du projet, soyez clair et explicite sur l’objectif final attendu et les moyens qui seront mis en œuvre pour l’atteindre. Si vous sentez que le bateau dérive légèrement, n’hésitez pas à faire le point avec vos équipes pour retrouver le bon cap !
Instaurer une véritable méthodologie. Une méthodologie claire et établie vous aidera également dans votre organisation. Elle évitera une dérive comme on vient de l’évoquer, mais également d’autres mauvaises surprises (démotivation, désintérêt, sentiment de ne pas avancer, etc.). Chacun doit connaître les missions qui lui sont assignées et leur délai de réalisation grâce au briefing, aux différentes réunions, à la définition de la stratégie et sa mise en place…
Favoriser l’intelligence collective. Un projet de digitalisation doit s’inscrire dans la stratégie globale d’une entreprise. Le digital est un levier de cette évolution, et non une fin en soi. Avant de se concentrer sur les solutions technologiques, il faut réfléchir à de nouveaux modes de fonctionnement plus collaboratifs, entre les collaborateurs eux-mêmes, avec les clients ou encore avec les partenaires. L’idée de favoriser l’intelligence collective, de créer une émulation autour de votre projet.
Et après ?
L’avantage d’un outil digital, c’est qu’il est perfectible et adaptable à chaque instant. On nomme ce procédé le « Test and Learn ».
Privilégiez donc une mise en œuvre à court ou moyen terme, plutôt que de viser une sortie du logiciel sans aucun défaut. Et c’est grâce à vos collaborateurs qu’une démarche d’amélioration en continu pourra voir le jour. Les utilisateurs de la nouvelle application web auront sûrement des remarques à vous partager. Prenez le temps de les récolter, soit à l’oral lors de réunions, soit de manière plus anonyme sur papier si certains préfèrent. Les critiques constructives doivent être prises en compte pour améliorer votre outil. Enfin, rassurez les plus inquiets qui ont l’impression de ne pas maîtriser le logiciel. Pensez à des formations courtes et pédagogiques pour les aider à se familiariser petit à petit à ce nouveau process.
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