S’il y a bien un mot à ne jamais, ô grand jamais, oublier pendant la préparation d’un évènement, c’est bien celui de l’anticipation. Inutile de revenir sur l’étymologie du mot anticiper ? En effet, nul n’ignore qu’il vient du latin « anticipare », composé de ante (« avant ») et du verbe latin capere (« prendre »), comprenez : prendre les devants… Mais revenons plutôt à notre sujet et cessons de nous éparpiller. Là aussi, un conseil utile : se fixer un cadre et ne pas oublier l’objectif de l’évènement ! 😉
Donc… « anticiper » : c’est d’une évidence, pensez-vous ! Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que le quotidien est ordonnancé, séquencé par la planification, la programmation, la projection, la prévision, l’action, et surtout pas la procrastination !
Malgré toutes ces certitudes, il n’est pas rare de voir qu’à l’approche du Jour J, happé par les urgences et les dernières requêtes, le responsable du projet consacre de moins en moins de temps, voire oublie cette règle d’or. Attention : ces problèmes risquent de se payer cash…
Chez Trait d’Union, nous avons mis en place deux règles, non négociables, pour éviter la panique, les bugs ou l’essoufflement lors de la dernière ligne droite :
– tout doit être impérativement fini 1 semaine avant le jour J.
– il faut faire, refaire et encore refaire le point sur le déroulé de l’événement.
Tout finir 1 semaine avant le jour J
Nous ne souhaitons pas ajouter une pression supplémentaire en supprimant 5 jours de travail qui pourraient être précieux dans l’organisation mais cette règle nous a souvent sauvée la mise.
Dernier exemple en date, en mai dernier, lorsque nous avons appris le lundi matin que le Premier Ministre prendrait la parole le vendredi après-midi devant un Congrès de 1 500 personnes où nous avions en charge la gestion logistique !
« Ok, on gère… » « Tranquille » pourrions-nous même ajouter ! Car nous étions prêts. Nous pouvions donc accueillir les imprévus et, par là-même, le Premier Ministre ! Notons néanmoins que, même si les équipes de Matignon ont été bienveillantes et disponibles, elles ont un peu mis à mal l’organisation initialement prévue. Portiques de sécurité, identité des participants, filtrage, déminage, calage des caméras officielles… Un brin chronophage certes mais ce fut un plaisir à organiser car nous savions que le reste de l’événement était en ordre de marche. Et tout a marché !
Faire, refaire et encore refaire le point sur le déroulé de l’évènement
S’accorder – ou plutôt – s’obliger à s’accorder des pauses pour faire un point sur toutes les étapes de l’évènement permet de « lever les lièvres », détecter les éventuels points faibles et donc… d’anticiper sur les solutions. Ceci est valable pendant toute la préparation de l’évènement mais aussi (et surtout) lors de la dernière ligne droite.
Ce point d’étape permet à chacun des acteurs (accueil, régie, logistique…) de se remémorer les enchaînements de l’événement et d’ajuster son intervention en fonctions des derniers changements…
La morale de cet article ? Mieux vaut anticiper que stresser
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